Seperti yang sudah dibahas pada blog kami sebelumnya bahwa ruang kerja saat ini berubah. Dengan adanya hybrid working, ruang kerja tidak sekedar tempat secara fisik namun juga secara virtual. Namun di sini tantangan baru muncul, yaitu bagaimana menghadirkan pengalaman yang seamless, tanpa perlu direpotkan dengan berbagai isu teknis.
Setidaknya ada 3 isu teknis yang sering terjadi ketika akan bekerja secara hybrid atau kolaborasi secara virtual, khususnya dari kantor, yaitu:
Konektifitas Ini yang paling sering dikeluhka ketika meeting, khususnya ketika online, di mana koneksi internet tidak stabil sehingga mengakibatkan gambar, atau bahkan suara yang dihadirkan tidak stabil atau terputus-putus. Tidak hanya ketika online, ketika offiline dan ingin menampilkan presentasi juga sering kita alami di gambar atau suara multimedia tidak dapat ditampilkan dengan stabil dan tajam pada layar monitor. Padahal koneksi internet yang digunakan sudah ditingkatkan kapasitasnya, padahal kabel HDMI yang digunakan sudah yang paling mahal, namun issue ini terus berulang.
Jika ini karena koneksi internet maka kita perlu mengurangi konektivitas device ke wifi, lalu mengurangi beban internet dengan menurunkan resolusi video atau hanya memfungsikan audio. Namun biasanya tim GA di kantor sudah meningkatkan kapasitas dan speed internet tapi tetap saja hasilnya sama. Kemungkinanan (dan ini yang paling sering) ini dikarenakan ketika meeting terjadi banyak sekali konektifitas nirkabel yang terjadi dengan transfer data yang tinggi. Ketika kita ingin menjalankan meeting online maka laptop kita akan terhubung ke monitor/TV (melalui wifi/air media), lalu koneksi audio ke speaker menggunakan bluetooth, plus koneksi internet untuk conference. Maka tidak heran ketika meeting terjadi koneksi menjadi tidak stabil.
Solusinya gunakan control system terintegrasi dalam ruang meeting kamu. Fungsinya adalah mengintegrasikan visual, video, dan audio dalam satu system sehingga meminimalkan koneksi nirkabel yang terjadi, sehingga selain membuat koneksi lebih stabil ketika conference meeting, juga user experience seamless. Salah-satu contoh yang bisa kami rekomendasikan adalah Crestron Mercury® – Tabletop UC Audio Conference System.
Limitasi visual Mungkin LED atau layar TV yang Anda miliki cukup besar dengan gambar yang bagus sehingga dapat menampilkan lawan bicara dengan kualitas bagus, namun bagaimana dengan lawan bicara kita ketjka meeting online? Sering kali lawan bicara kita pasrah dengan kondisi gambar yang ditampilkan oleh kamera kita karena berpikir itu disebabkan dari koneksi yang tidak stabil. Kita lupa bahwa representatif kantor saat ini adalah pada jendela thumbnail conference meeting tim kita.
Dulu bonafit sebuah perusahaan dilihat dari alamat kantor dan nomor telp kantor. Kalau tidak berada di SCBD, atau alamat kantornya di rumah berarti kemungkinan kantornya fiktif. Begitu era web maka bonafit atau tidaknya sebuah perusahaan dilihat dari digital presence mereka, mulai dari tampilan website yang dinamis, sosial media dan aktifitas digital yang hidup. Namun pasca pandemi bonafit tidaknya sebuah perusahaan dilihat dari background thumbnail video conference. Mungkin bisa ditutupi dengan virtual background, namun jika kamera yang digunakan consumer grade tetap tidak akan menampilkan profesionalisme yang diharapkan.
Coba kita pikirkan ini: Untuk kebutuhan sosial media saat ini, para TikTokers atau Youtubers seniat itu untuk membangun setup, lighting, bahkan kamera yang baik di 'live studio' mereka, masa kita yang bekerja secara profesional dan nilai perusahaan yang lebih dari konten creator ini menyepelekan visual dan background representatif perusahaan kita?
Audio barrier Dari semua kondisi sebenarnya ini yang fital khususnya ketika online meeting. Toleransi lawan bicara kita masih tinggi untuk urusah visual karena biasanya untuk mengurangi beban internet yang sedang tidak stabil orang akan mematikan video mereka untuk dapat mendengar dengan lebih baik. Namun ketika audio yang terganggu makan bisa dibilang meeting tidak akan berjalan dengan baik. Issue yang paling sering sekali terjadi untuk urusan audio ini adalah echo atau feedback sound yang disebabkan tabrakan suara antara speaker dan microphone. Selain itu jika menggunakan koneksi nirkabel suara yang dihasilkan cendrung seperti robot atau terdengar seperti suara di dalam air. Ini disebabkan karena koneksi nirkabel tidak stabil. Masalah audio akan bertambah rumit ketika meeting online tidak saja 1on1, tapi group to group. Suara tidak merata, dan belum lagi suara latar yang dominan sehingga menutupi suara meeting.
Di sini kita memerlukan solusi microphone dan speaker dengan profesional grade, khususnya yang dibuat khusus untuk kepentingan bekerja atau meeting. Ini sangat berbeda dengan consumer grade yang memang kebutuhannya untuk lite dan 1on1. Anda dapat menggunakan audio conference system yang sudah terintegrasi, namun untuk kapasitas 4-6 orang Anda dapat menggunakan solusi speaker / microphone celling sehingga meja dan ruang meeting lebih clean dan fleksible.
Penting perusahaan kita untuk dapat menghadirkan experience yang profesional khususnya secara koneksi, visual, hingga audio ketika berhubungan dan meeting dengan pihak luar, karena bagaimana pun saat ini itu adalah representatif dan profesionalisme dari perusahaan kita.